Le Festival du Film International de Windsor au Canada

« Il nous fallait un système fiable, basé sur le cloud et simple d’emploi pour nos volontaires. »

Le Festival du Film International de Windsor (WIFF) est assuré par des bénévoles expérimentés et par des débutants, il nous fallait absolument simplifier les choses pour notre festival du film annuel.

Pendant neuf jours WIFF loue l’historique Capitol Theatre, un théâtre pour lequel les locaux se sont battus afin d’en arrêter la démolition. Il attire aujourd'hui le festival, des cinéphiles et toutes sorte d’entreprises dans la région.

Comme n'importe quel autre festival WIFF est une entreprise gigantesque, d'innombrables nuits blanches ponctuent le mois précédant la soirée d’ouverture, Il fallait absolument que WIFF simplifie les choses. « Il nous fallait un système fiable, basé sur le cloud et simple d’emploi pour nos volontaires.» explique Jen Holsen, la Coordonnatrice en billetterie. Elle a effectué des recherches en ligne et est tombée sur Veezi.

Étant donné la nature du festival, ne disposer que de quelques mois pour faire nos essais avant l’ouverture n'était tout simplement pas une option. Le jour de l’ouverture, le festival s’est emparé du Capitole et Jen a donné aux bénévoles une leçon rapide en guichet … puis les a laissé se débrouiller.

En seulement quelques minutes ils étaient capables de traiter une variété d'options de billets avec aise ; qu’il s’agisse de tarifs soirée d'ouverture, de tarif after ou de tarif étudiant à 5 $  - que ce soit en billetterie ou en ligne. « Cette nouvelle efficacité à surpris nos clients dont plusieurs venaient d’en dehors de la ville. S'ils ne réussissent pas à attraper un film du festival, il est possible qu’ils n’aient plus jamais l’opportunité de le visionner. Maintenant ils ont l'assurance de pouvoir acheter leur billet en ligne. Et nous pouvons également vendre des T-shirts, des porte-clés, des chapeaux et des sacs fourre-tout en une seule et même transaction. J'ai téléversé les produits, associé une couleur à chaque article et même ajouté une réduction pour nos volontaires … c'était un jeu d'enfant » affirme Jen.

Avec 177 projections et jusqu'à 15 000 spectateurs, les files d’attentes du festival sont longues, c'est très stressant et il est facile de commettre une erreur, comme par exemple enregistrer l’achat d’un même billet deux fois d’affilée. Veezi est efficace et nos rapports détaillés ont permis à Jen de dénicher l'opérateur en charge et l'heure précise à laquelle  l’erreur s’est produit, le tout en quelques clics seulement. Ce niveau d’attention au détail n'a jamais encore été disponible et ces informations restent accessibles pendant 24 heures. « Ce qui fait la beauté de Veezi c’est qu’il conserve ces informations ; en tant qu’organisme à but non lucratif ce niveau de précision et de responsabilisation est vital pour nos distributeurs . »

Bien que WIFF ne soit un client de Veezi que sur de courtes périodes, le soutien de l'équipe Veezi pendant le festival était rassurant.

Avec leur ancien logiciel, toute nouvelle fonctionnalité occasionnait des frais supplémentaires. « Mais Veezi offre toutes les fonctionnalités, et bien que nous ne les ayons pas toutes utilisées cette fois-ci, nous le ferons à l’avenir », affirme Jen.

« Avec Veezi nous pouvons résister à l'épreuve du temps et ce qu’il y a de formidable c'est que nous ne payons que durant la période sur laquelle nous l’utilisons, il est en ce moment sur un étagère jusqu’à l’an prochain » et Jen est convaincu qu'il y aura cette fois moins de nuits blanches avant l'événement.

 

Jen Holson

Windsor International Film Festival